Rekisteriseloste

MentalStep Gym Oy rekisterinpitäjänä
01.12.2018
V1.0
Status: Hyväksytty
Luokitus: Julkinen ​​​​​​​

1 Tietosuojaselosteen tarkoitus

Tämän tietosuojaselosteen tarkoituksena on tarjota rekisteröidylle EU:n yleisen tietosuoja asetuksen (EU 2016/679) edellyttämä läpinäkyvä informointi, viestintä ja yksityiskohtaiset säännöt siten, että tarvittavat henkilötietojen käsittelyä koskevat tiedot ovat tiiviisti esitetyssä, läpinäkyvässä, helposti ymmärrettävässä ja saatavilla olevassa muodossa selkeällä ja yksinkertaisella kielellä.

MentalStep Gym Oy on liikunta-alan yritys, joka tuottaa asiakkailleen ensisijaisesti liikunta ja hyvinvointialan palveluita, erityisesti liikuntakeskuspalveluita. Tässä

tietosuojaselosteessa kuvataan henkilötietojen käsittelyn ja suojauksen periaatteet, joiden avulla MentalStep Gym Oy rekisterinpitäjänä suojaa henkilötietoja eri tilanteissa.

Tämä tietosuojaseloste on saatavilla Liikuntakeskus Linean kotisivuilla ja tarvittaessa myös erikseen pyydettäessä.

2 Rekisterinpitäjä ja rekisterinpitäjän yhteyspiste

Rekisterinpitäjä:

MentalStep Gym Oy

Y-tunnus: 2946913-6

Kotipaikka: Jyväskylä

Tässä tietosuojaselosteessa rekisterinpitäjään viitataan myöhemmin termillä ”MentalStep Gym” tai ”rekisterinpitäjä”.

Rekisterinpitäjän yhteyspiste:

Rekisterinpitäjän yhteyspiste kaikissa tietosuojaan liittyvissä kysymyksissä on:

MentalStep Gym Oy

Jaana Mäenpää, hallituksen puheenjohtaja

050 547 5077

040 352 7300 (asiakaspalvelu yhteydenottopyyntöä varten)

jaana@liikuntakeskuslinea.fi

Sohlberginkatu 10, 40530 Jyväskylä

3 Tietoja julkisista verkkopalveluistamme

MentalStep Gymilla on tai on mahdollista olla Internetissä muun muassa seuraavia julkisia verkkopalveluita:

- MentalStep Gym Oy:n / Liikuntakeskus Linean verkkosivut osoitteessa

www.liikuntakeskuslinea.fi

- MentalStep Gym Oy:n / Liikuntakeskus Linean Facebook yhteisösivu

osoitteessa https://www.facebook.com/LKLinea

- MentalStep Gym Oy:n / Liikuntakeskus Linean Google+ yhteisösivut

- MentalStep Gym Oy:n / Liikuntakeskus Linean LinkedIn yhteisösivu

- MentalStep Gym Oy:n / Liikuntakeskus Linean Twitter-tili

- MentalStep Gym Oy:n / Liikuntakeskus LInean Instagram-tili

Näissä ja muissa mahdollisesti käyttämissämme julkisissa verkkopalveluissa käytetään teknologiaa, joiden avulla palveluiden käyttäjä voidaan tunnistaa ja hänelle voidaan tarjota tunnistetietojen avulla räätälöityjä palveluita ja sisältöjä.

3.1 Tietoliikenteen suojaus

Tarjoamamme julkiset verkkopalvelut käyttävät lähtökohtaisesti SSL-salausta käyttäjän päätelaitteen ja verkkopalvelun välisen tietoliikenteen suojaamiseen. SSL-salaus auttaa myös verkkosivuston aitouden varmistamisessa. SSL-salausta käyttävän verkkopalvelun tunnistaa useimmiten selaimen osoitekentän vieressä olevasta lukon kuvasta sekä HTTPS-alkuisesta osoitteesta.

3.2 Tietoja evästeistä ja muusta verkkotunnistetietojen keräämisestä

Voimme käyttää kotisivuillamme niin sanottua Cookie-toimintoa eli evästeitä sekä muita kävijän verkkotunnistetietoja kerääviä toimintoja. Evästeessä on käytännössä kyse pienestä, käyttäjän tietokoneelle lähetettävästä ja siellä säilytettävästä tekstitiedostosta, jonka tarkoituksena on esimerkiksi sivuoston perustoimintojen mahdollistaminen ja sivustoilla vierailevien kävijöiden tunnistamisessa auttaminen. Evästeiden tuottamat tunnistetiedot mahdollistavat kävijälle häntä kiinnostavan sisällön kohdentamisen ja ne saattavat olla tarpeellisia joidenkin ylläpitämiemme sivujen ja tarjoamiemme palveluiden asianmukaiselle toiminnalle. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien päätelaitteita tai tiedostoja.

Koska osa ylläpitämistämme sivuista edellyttää evästeiden käyttöä, ohjataan kävijä pois sivuiltamme, jos hän ei hyväksy verkkotunnistetietoja kerääviä toimintoja.

3.3 Yhteisöliitännäiset

Verkkosivuillamme voi olla linkkejä ja yhteyksiä kolmannen osapuolen verkkosivustoihin, kuten LinkedIniin, Facebookiin, Google+:aan, Twitteriin, Instagramiin ja muihin

yhteisöpalveluihin. Niiden kautta tuleva sisältö latautuu kolmannen osapuolen palvelimilta. Yhteisöpalveluntarjoajat voivat kerätä yhteisöliitännäisten avulla tietoja kävijän vierailusta kulloinkin voimassaolevien ehtojensa mukaisesti.

4 Henkilötietojen käsittelijät

Tietosuoja-asetus erottelee toisistaan rekisterinpitäjän ja henkilötietojen käsittelijän. Tässä luvussa käsitellään tilannetta, jossa MentalStep Gym rekisterinpitäjänä käyttää

toiminnassaan alihankkijoita ja yhteistyökumppaneita henkilötietojen käsittelijöinä. ”Alihankkijalla” tarkoitetaan käsittelijää, joka käsittelee henkilötietoja tämän sopimuksen mukaisesti, kokonaan tai osittain, rekisterinpitäjän lukuun ja tämän toimeksiannosta.

Pääosin alihankkijat ovat ICT-yhteistyökumppaneita ja muita kumppaneita, joilla on tekninen pääsy MentalStep Gymin hallitsemiin tietojärjestelmiin tai toimitiloihin niiden ylläpitämiseksi. Myös osa liikuntapalveluiden tuottajista on alihankkijoita. Lisäksi

Liikuntakeskus Linean yhteydessä toimivilla yksityisen terveydenhuollon palvelujen tuottajilla on pääsy MentalStep Gym Oy:n asiakasrekisteriin ja he hyödyntävät yhteistä asiakasrekisteriä MentalStep Gym Oy:n kanssa. MentalStep Gym Oy voi pyynnöstä yksilöidä käyttämänsä alihankkijat. Kaikkien alihankkijoiden kanssa on laadittu asianmukainen salassapitosopimus.

Henkilötietojen käsittelijöillä tai kenelläkään rekisterinpitäjän tai henkilötietojen käsittelijän alaisuudessa toimivista henkilöistä, joilla on pääsy henkilötietoihin, ei ole oikeutta käsitellä

niitä muuten kuin rekisterinpitäjän ohjeiden mukaisesti, ellei unionin oikeudessa tai jäsenvaltion lainsäädännössä niin vaadita.

MentalStep Gymin ja alihankkijan välisen henkilötietojen käsittelysopimuksen puitteissa MentalStep Gym on antanut alihankkijalle erilliset kirjalliset ohjeet henkilötietojen asianmukaisesta käsittelystä. Ohjeistuksella varmistetaan, että tietosuoja-asetuksen velvoite henkilötietojen käsittelyn suojaustoimista toteutetaan huomioiden tietojen riskiperusteisuus.

MentalStep Gym tarkastelee ohjeen ja muiden dokumenttien ajantasaisuutta säännöllisesti. Mikäli alihankkijan tai MentalStep Gym käytäntöihin tai tietojärjestelmiin tulee olennaisia muutoksia, niiden vaikutus tietosuojan toteutumiseen arvioidaan erikseen.

5 Henkilötietojen käsittelyperiaatteet rekistereittäin

5.1 Asiakasrekisteri

5.1.1 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

MentalStep Gymin asiakasrekisterin tarkoitus on MentalStep Gymin asiakassuhteiden hoitaminen ja kehittäminen. MentalStep Gymin suorittama henkilötietojen käsittely perustuu asiakassuhteeseen. Lisäksi Liikuntakeskus Linean yhteydessä toimivat yksityisen terveydenhuollon palvelujen tarjoajat hyödyntävät samaa yhteistä asiakasrekisteriä.

Asiakasrekisterin sisältämiä henkilötietoja käytetään MentalStep Gymin palveluiden tuottamiseksi asiakassuhteessa asiakkaaseen sekä MentalStep Gymin tuotteiden ja palveluiden laadun kehittämiseksi. Lisäksi asiakasrekisterin sisältämiä henkilötietoja käytetään MentalStep Gymin asiakasviestintään ja tiedottamiseen. Henkilötietojen käsittely voi olla tarpeen myös rekisterinpitäjän oikeutettujen etujen toteuttamiseksi.

Liikuntakeskus Linean yhteydessä toimivilla yksityisen terveydenhuollon palvelujen tarjoajilla on oikeus käsitellä yhteisen asiakasrekisterin sisältämiä henkilötietoja vain oman toimintansa välttämättä edellyttämissä määrin ja tällöinkin ainoastaan heidän ja rekisteröidyn välisen asiakassuhteen hoitamiseksi ja kehittämiseksi.

5.1.2 Yhteisrekisterinpitäjien nimet ja yhteystiedot

Liikuntakeskus Linean yhteydessä toimivat yksityisen terveydenhuollon palvelujen tarjoajat hyödyntävät yhteistä asiakasrekisteriä MentalStep Gymin kanssa. Tällaisia yhteisrekisterinpitäjiä ovat:

Hieronta Savinainen

Y-tunnus 2763558-3

0400 772 077

Sohlberginkatu 10, 40530 Jyväskylä

Hieronta Ritva Veijalainen

Y-tunnus 2762715-3

Sohlberginkatu 10, 40530 Jyväskylä

Asiakasrekisteri ei muodosta potilasrekisteriä eikä asiakasrekisterissä ylläpidetä potilaskertomuksia. Yksityisen terveydenhuollon toimijat vastaavat itse terveydenhuollon lainsäädännön edellyttämien rekistereiden ylläpidosta ja toimivat näissä näin ollen itsenäisinä rekisterinpitäjinä.

5.1.3 Rekisteröityjen ryhmät

MentalStep Gymin tai muiden yhteisrekisterinpitäjien ja asiakkaan välisestä asiakassuhteesta riippuen, MentalStep Gym ja yhteisrekisterinpitäjät saattavat käsitellä seuraavien keskeisten rekisteröityjen ryhmien henkilötietoja:

- Asiakkaat

- Asiakkaan työnantaja

- Asiakkaan perheenjäsenet ja muut yhteyshenkilöt

- Asiakkaan yhteyshenkilöt muissa organisaatioissa

5.1.4 Rekisterin tietosisältö

MentalStep Gym ja yhteisrekisterinpitäjät tarvittavilta osin saattavat käsitellä

seuraavia rekisteröityjen ryhmien henkilötietoja:

- Perustiedot (esimerkiksi nimi, asiakastunniste, sukupuoli, syntymäaika, lisätiedot, hälyttävä huomio, henkilötunnus, alv-tunnus, y-tunnus – yrityksen tiedot voidaan tulkita henkilötiedoiksi, jos kyseessä on toiminimi)

- Osoitetiedot

- Sähköpostiosoitteet

- Puhelinnumerot

- Asiakasryhmät

- Asiakasryhmähakemukset

- Asiakasviestit

- Markkinointi- ja uutiskirjeet

- Asiakaskertomukset

- Kanta-asiakastunniste

- Kanta-asiakkuuden lisätiedot

- Ajanvaraukset

- Ryhmäajanvaraukset

- Avoinna24-ajanvarausoikeuden rajoitus

- Asiakastili

- Asiakastilin tapahtumat

- Kulunvalvontatapahtumat

- Lomakkeet

- Myynnit

- Tax-free-myynnit

- Myyntitilaukset

- Toimitusosoitteet

- Toistuva laskutusprofiili

- Toistuvan laskutusprofiilin lisätiedot

- Laskujen asiakastiedot

- E-laskusopimukset

- Vastaanottajailmoitukset

- Laskut

- Koontilaskutus

- Laskun lähetys

- Reskontra-asiakastiedot

- Korttimaksut

- Korttireskontran maksut

- Korttireskontran tilitykset

5.1.5 Henkilötietojen säännönmukaiset lähteet

Henkilötietojen ensisijainen tietolähde on MentalStep Gymin tai yhteisrekisterinpitäjän asiakas ja asiakkaan edustajat itse. Rekisteriin voidaan kerätä tietoa myös julkisista tietolähteistä. Lisäksi MentalStep Gym ja yhteisrekisterinpitäjät voivat täydentää

rekisteröidyn tietoja oman toimintansa perusteella ja tiedot voivat täydentyä

automaattisesti MentalStep Gymin, yhteisrekisterinpitäjien ja asiakkaan toiminnan perusteella.

Henkilötietoja voidaan lisäksi vastaanottaa viranomaisilta, järjestöiltä ja

tapaturmavakuutusyhtiöiltä.

5.1.6 Henkilötietojen vastaanottajat ja luovutuskäytännöt

MentalStep Gymin asiakasrekisterin sisältämiä henkilötietoja käsitellään lähtökohtaisesti ainoastaan MentalStep Gymin ja yhteisrekisterinpitäjien toiminnassa. Henkilötietoja ei myydä, vuokrata tai luovuteta kolmannelle osapuolelle.

Henkilötietoja voidaan kuitenkin luovuttaa kolmansille osapuolille seuraavissa tilanteissa: - Lain sallimissa tai sen edellyttämässä laajuudessa;

- Luovutettaessa tietoja henkilötietojen käsittelijöille;

- MentalStep Gym Oy:n ollessa mukana sulautumisessa, yritysjärjestelyssä taikka liiketoiminnan tai sen osan myynnissä;

- Mikäli uskomme henkilötietojen olevan välttämätöntä oikeuksiemme toteuttamiseksi, rekisteröidyn tai muiden turvallisuuden takaamiseksi, väärinkäytösten tai niiden epäilyjen tutkimiseksi tai viranomaisen pyyntöön vastaamiseksi;

- Siinä laajuudessa kuin käyttäjätietosi on liitetty muihin henkilöihin tai organisaatioihin (esimerkiksi harjoittelumaksusi laskuttaminen työnantajaltasi)

5.1.7 Henkilötietojen säilytysaika ja poistaminen

MentalStep Gymin asiakasrekisterin henkilötietoja säilytetään vähintään niin kauan, kuin henkilötietojen käsittely on tarpeen MentalStep Gymin ja asiakkaan välisen asiakkuuden tai muun oikeutetun edun toteuttamiseksi. Asiakkuuden päättymisestä huolimatta tietoja säilytetään viisi (5) vuotta viimeisimmästä tapahtumasta tai tietojen muokkauksesta, jonka jälkeen tiedot poistetaan. Edellä mainitun estämättä MentalStep Gymillä on oikeus säilyttää henkilötietoja

tarvittavilta osin omien oikeutettujen etujensa toteuttamiseksi ja velvoitteidensa

täyttämiseksi (esimerkiksi kirjanpidon vaatimukset) erikseen määrittelemättömän ajan.

MentalStep Gym pyrkii toteuttamaan tarpeen mukaan toimenpiteitä, joilla epätarkat, virheelliset, vanhentuneet tai tarpeettomat henkilötiedot poistetaan.

5.2 Markkinointirekisteri

5.2.1 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

MentalStep Gymin markkinointirekisterin tarkoitus on MentalStep Gymin asiakassuhteiden hoitaminen ja kehittäminen. Lisäksi markkinointirekisteriä käytetään sekä

markkinointiviestinnän että virallisen tiedottamisen kohdentamiseen asiakkaille,

potentiaalisille asiakkaille ja edellä mainittujen yhteyshenkilöille. Markkinointirekisteriä käytetään myös MentalStep Gymin omissa verkkopalveluissaan vastaanottamien

yhteydenotto- ja palvelupyyntöjen käsittelyyn.

Asiakkaiden ja heidän yhteyshenkilöidensä osalta MentalStep Gymin suorittama

henkilötietojen käsittely perustuu asiakassuhteeseen. Potentiaalisten asiakkaiden, heidän edustajiensa ja muiden henkilöiden osalta henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn yksiselitteiseen tai nimenomaiseen suostumukseen taikka MentalStep Gymin oikeutettuun 5.2.2 Rekisteröityjen ryhmät etuun.

MentalStep Gym saattaa käsitellä seuraavien keskeisten rekisteröityjen ryhmien henkilötietoja: - MentalStep Gymin aktiiviset asiakkaat ja näiden yhteyshenkilöt;

- MentalStep Gymin potentiaaliset asiakkaat ja näiden yhteyshenkilöt;

- MentalStep Gymin tapahtumiin, kuten avoimiin oviin tai muihin fyysisiin ja

digitaalisiin tilaisuuksiin (esimerkiksi webinaarit) osallistuneet henkilöt;

- MentalStep Gymin ladattavia sisältöjä, kuten oppaita ladanneet henkilöt tai

kotisivujen lomakkeilla tietonsa lähettäneet henkilöt;

- MentalStep Gymin yhteistyöverkostoon kuuluvat henkilöt.

5.2.3 Rekisterin tietosisältö

MentalStep Gym saattaa käsitellä seuraavia rekisteröityjen ryhmien henkilötietoja: - Rekisteröidyn nimi

- Rekisteröidyn asema organisaatiossa

- Rekisteröidyn osoite

- Rekisteröidyn puhelinnumero ja sähköpostiosoite

- Rekisteröidyn sosiaalisen median tilit

- Tieto mahdollisista viestintä- tai markkinointiviestintäkielloista

- Tieto rekisteröidylle lähetetystä viestinnästä

- Tieto rekisteröidyn lataamasta sisällöstä MentalStep Gymin verkkopalveluissa (oppaat, webinaarit, muu sisältö)

- Tieto rekisteröidyn sähköisillä tai fyysisillä lomakkeilla ja suullisesti luovuttamista tiedoista

- Tieto rekisteröidyn kiinnostuksen kohteista (MentalStep Gymin tuotteet, palvelut ja tapahtumat)

- Tieto rekisteröidyn kontaktoinnista ja tähän liittyvistä muistiinpanoista Lähtökohtaisesti markkinointirekisterissä ei käsitellä erityisiä henkilötietoryhmiä. MentalStep Gym ei voi varmuudella estää alle 13-vuotiaita henkilöitä käyttämästä MentalStep Gymin julkisia

verkkopalveluita ja tietolähteitä. Jos MentalStep Gymillä on perusteltu syy epäillä kerätyn henkilötiedon koskevan alle 13-vuotiasta henkilöä, tietojen käsittely keskeytetään ja henkilötiedot poistetaan.

5.2.4 Henkilötietojen säännönmukaiset lähteet

MentalStep Gymin aktiivisten asiakkaiden ja heidän yhteyshenkilöidensä henkilötietoja käsitellään myös MentalStep Gymin markkinointirekisterissä, ellei rekisteröity tätä kiellä. Muiden rekisteröityjen osalta rekisterin ensisijainen tietolähde on rekisteröity itse tai hänen edustajansa sekä rekisteröidyn oma toiminta MentalStep Gymin verkkopalveluissa.

Rekisteriin voidaan kerätä tietoa myös julkisista tietolähteistä ja MentalStep Gym voi täydentää rekisteröidyn tietoja oman toimintansa perusteella tai tiedot voivat täydentyä automaattisesti MentalStep Gymin ja asiakkaan toiminnan perusteella.

5.2.5 Henkilötietojen vastaanottajat ja luovutuskäytännöt

MentalStep Gymin markkinointirekisterin sisältämiä henkilötietoja käsitellään

lähtökohtaisesti ainoastaan MentalStep Gymin toiminnassa. Henkilötietoja ei myydä, vuokrata tai luovuteta kolmannelle osapuolelle. Edellä mainitun estämättä

henkilötietoja voidaan kuitenkin luovuttaa kolmansille osapuolille seuraavissa

tilanteissa:

- Lain sallimissa tai sen edellyttämässä laajuudessa;

- Luovutettaessa tietoja henkilötietojen käsittelijöille;

- MentalStep Gym Oy:n ollessa mukana sulautumisessa, yritysjärjestelyssä taikka liiketoiminnan tai sen osan myynnissä;

- Mikäli uskomme henkilötietojen olevan välttämätöntä oikeuksiemme toteuttamiseksi, rekisteröidyn tai muiden turvallisuuden takaamiseksi, väärinkäytösten tai niiden epäilyjen tutkimiseksi tai viranomaisen pyyntöön vastaamiseksi;

- Siinä laajuudessa kuin käyttäjätietosi on liitetty muihin henkilöihin tai organisaatioihin (esimerkiksi harjoittelumaksusi laskuttaminen työnantajaltasi)

MentalStep Gym voi käyttää omassa asiakastiedottamisessaan ja

markkinointiviestinnässään tietojärjestelmiä ja työkaluja, joiden sisältämät tiedot

tallennetaan Yhdysvalloissa sijaitseville palvelimille. Samoja tietojärjestelmiä käytetään myös markkinointiviestinnän kohdentamiseen potentiaalisille asiakkaille. Tällaisissa

tietojärjestelmissä ja työkaluissa ei lähtökohtaisesti käsitellä tietosuoja-asetuksen tarkoittamia erityisiä henkilötietoryhmiä. Järjestelmiä suojataan EU:n ja Yhdysvaltojen välisen Privacy Shield -järjestelyn mukaisesti.

MentalStep Gymin ja kolmannen osapuolen yhteisissä tapahtumissa ja kampanjoissa (esimerkiksi webinaarit ja asiakastilaisuudet) markkinointirekisteriin voidaan kerätä henkilötietoja, joita luovutetaan kolmannelle osapuolelle tapahtuman tai kampanjan käytännön toteuttamiseksi. Tällöin jo henkilötietoja kerättäessä rekisteröidyille kerrotaan henkilötietojen mahdollisesta luovuttamisesta kolmannelle osapuolelle.

MentalStep Gymin ja kolmannen osapuolen yhteisissä tapahtumissa ja kampanjoissa tapahtuva mahdollinen henkilötietojen käsittely ja luovutus tapahtuu ensisijaisesti sähköisesti. Sähköisten henkilötietojen luovuttamisessa henkilötietoja suojataan

asianmukaisin teknisin menettelyin.

Henkilötietoja voidaan kuitenkin luovuttaa kolmansille osapuolille seuraavissa tilanteissa: - Lain sallimissa tai sen edellyttämässä laajuudessa;

- Luovutettaessa tietoja henkilötietojen käsittelijöille;

- MentalStep Gym Oy:n ollessa mukana sulautumisessa, yritysjärjestelyssä taikka liiketoiminnan tai sen osan myynnissä;

- Mikäli uskomme henkilötietojen olevan välttämätöntä oikeuksiemme toteuttamiseksi, rekisteröidyn tai muiden turvallisuuden takaamiseksi, väärinkäytösten tai niiden epäilyjen tutkimiseksi tai viranomaisen pyyntöön vastaamiseksi;

- Siinä laajuudessa kuin käyttäjätietosi on liitetty muihin henkilöihin tai organisaatioihin (esimerkiksi harjoittelumaksusi laskuttaminen työnantajaltasi)

5.2.6 Henkilötietojen säilytysaika ja poistaminen

MentalStep Gymin markkinointirekisterin henkilötietoja säilytetään vähintään niin kauan, kuin henkilötietojen käsittely on tarpeen MentalStep Gymin ja asiakkaan välisen

asiakkuuden tai muun oikeutetun edun toteuttamiseksi. Asiakkuuden päättymisestä huolimatta tietoja säilytetään viisi (5) vuotta viimeisimmästä tapahtumasta tai tietojen muokkauksesta, jonka jälkeen tiedot poistetaan. Lisäksi MentalStep Gym pyrkii

toteuttamaan tarpeen mukaan toimenpiteitä, joilla epätarkat, virheelliset, vanhentuneet tai tarpeettomat henkilötiedot poistetaan.

5.3 Kameravalvontarekisteri

5.3.1 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

MentalStep Gymin toimipisteessä (Liikuntakeskus Linea) on kameravalvonta.

Kameravalvonnalla pyritään ennaltaehkäisemään väärinkäytöksiä ja rikoksia.

Lähtökohtaisesti kameravalvonnalla suojataan:

- Toimipisteessä työskentelevää henkilöstöä;

- Toimipisteessä vierailevia asiakkaita ja muita henkilöitä;

- Toimipisteessä käsiteltäviä asiakkaiden henkilötietoja ja omaisuutta;

- Rekisterinpitäjän oikeuksia ja omaisuutta.

Lisäksi kameravalvonnan tallentamia tietoja voidaan käyttää jo tapahtuneiden

väärinkäytösten tai rikosten selvittämiseen muun muassa seuraavan lainsäädännön mukaisesti:

- Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004)

- Laki naisten ja miesten välisestä tasa-arvosta (609/1986)

- Työturvallisuuslaki (738/2002)

- Rikoslaki (39/1889)

5.3.2 Rekisteröityjen ryhmät

Kameravalvonta tallentaa tiedon kaikista toimipisteessä vierailleista henkilöistä.

5.3.3 Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää:

- Kuvamateriaalin kameravalvonnan kattamalta alueelta;

- Kuvamateriaaliin liittyvän aikatiedon.

Lähtökohtaisesti kameravalvonnan henkilörekisterissä ei käsitellä erityisiä

henkilötietoryhmiä. Kameravalvonnan kuvamateriaalissa voi kuitenkin olla viitteitä rekisteröityjen erityisistä henkilötietoryhmistä.

5.3.4 Henkilötietojen säännönmukaiset lähteet

Kameravalvontajärjestelmän kameroiden tallentama kuvamateriaali ja tallentimen tuottama aikaleimatieto.

5.3.5 Henkilötietojen vastaanottajat ja luovutuskäytännöt

MentalStep Gymin kameravalvontarekisterin sisältämiä henkilötietoja käsitellään lähtökohtaisesti ainoastaan MentalStep Gym Oy:n sisällä ja vain tarpeen vaatiessa. Henkilötietoja ei myydä, vuokrata tai luovuteta kolmannelle osapuolelle.

MentalStep Gym voi luovuttaa kameravalvonnan sisältämiä henkilötietoja viranomaisille mahdollisten väärinkäytös- tai rikosepäilyjen selvittämiseksi. MentalStep Gym voi myös olla velvollinen luovuttamaan kameravalvonnan sisältämiä tietoja toimivaltaisen viranomaisen määräyksestä.

Henkilötietojen mahdollisesta luovuttamisesta viranomaiselle laaditaan luovutustodistus. Kameravalvonnan henkilötietojen mahdollinen luovuttaminen tapahtuu sähköisesti ja henkilötietoja suojataan asianmukaisin teknisin menettelyin. Henkilötietojen luovuttamisesta viranomaiselle myös informoidaan rekisteröityjä, ellei toimivaltainen viranomainen tätä erityisesti kiellä.

5.3.6 Henkilötietojen säilytysaika ja poistaminen

Kameravalvonnan henkilörekisterin sisältämän kuvamateriaalin ja henkilötietojen poistaminen tapahtuu automaattisesti. Kameravalvonnan henkilörekisterin sisältämiä tietoja säilytetään enintään vuoden ajan, ellei jonkin yksittäisen henkilötiedon säilyttämiselle ole muuta hyväksyttävää perustetta tai oikeudellista vaatimusta.

5.4 Kehonkoostumusmittausten rekisteri

5.4.1 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn nimenomaiseen halukkuuteen osallistua kehonkoostumusmittaukseen ja edelleen nimenomaiseen suostumukseen käsitellä mittauksen yhteydessä syntyviä henkilötietoja.

5.4.2 Rekisteröityjen ryhmät

Kehonkoostumusmittausten rekisteriin tallentuvat kaikkien kehonkoostumusmittaukseen osallistuneiden taustatiedot ja mittaustulokset.

5.4.3 Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää:

- Etu- ja sukunimi;

- Syntymäaika;

- Pituus;

- Paino;

- Rasvaprosentti %;

- Rasvan massa kg;

- Rasvaton massa kg;

- Lihasmassa kg;

- Kehon nestepitoisuus (TBW);

- Solun ulkopuolinen vesimäärä (ECW);

- Solun sisäpuolinen vesimäärä (ICW);

- Painoindeksi (BMI);

- Luumassa kg;

- Vartalotyyppi;

- Viskeraalisen rasvan arvo;

- Perusaineenvaihdunta kcal;

- Kehon metabolinen ikä;

- Lihasmassan tasapaino;

- Lihasmassa-arvo;

- Rasvan tasapaino;

- Reaktanssi / resistanssi.

Kehonkoostumusmittausten rekisteri voi sisältää vahvoja viitteitä rekisteröityjen erityisistä henkilötietoryhmistä.

5.4.4 Henkilötietojen säännönmukaiset lähteet

Kehonkoostumusmittauksen yhteydessä tallennettavat taustatiedot ja mittauksen tuottamat mittaustulokset.

5.4.5 Henkilötietojen vastaanottajat ja luovutuskäytännöt

MentalStep Gymin kehonkoostumusmittausten rekisterin sisältämiä henkilötietoja käsitellään lähtökohtaisesti ainoastaan MentalStep Gym Oy:n sisällä ja vain tarpeen vaatiessa. Henkilötietoja ei myydä, vuokrata tai luovuteta kolmannelle osapuolelle.

5.4.6 Henkilötietojen säilytysaika ja poistaminen

Kehonkoostumusmittausten rekisterin sisältämiä tietoja säilytetään enintään seitsemän (7) vuoden ajan toistuvien mittausten ja näiden välisten tulosten vertailun mahdollistamiseksi.

5.5 Valmennus- ja ohjausasiakkaiden rekisteri

5.5.1 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn nimenomaiseen halukkuuteen hyödyntää valmennus- ja/tai ohjauspalveluita sekä edelleen rekisteröidyn nimenomaiseen

suostumukseen käsitellä aloitustapaamisen / taustakartoituksen yhteydessä rekisteröidyn itsensä ilmoittamia sekä valmennus-/ohjaussuhteen aikana täydentyviä henkilötietoja.

Henkilötietojen käsittelyllä mahdollistetaan turvallinen ja tavoitteellinen valmennus- / ohjaussuhde sekä rekisteröidyn henkilökohtaisen tilanteen ja ominaisuuksien huomioiminen edellä mainituissa palveluissa.

5.5.2 Rekisteröityjen ryhmät

Valmennus- ja ohjausasiakkaiden rekisteriin tallennetaan kaikkien valmennus- ja/tai ohjauspalveluita käyttävien asiakkaiden tiedot.

5.5.3 Rekisterin tietosisältö

Rekisteri voi sisältää esimerkiksi seuraavia tietoja:

- Etu- ja sukunimi;

- Ikä;

- Pituus;

- Paino;

- Postiosoite;

- Puhelinnumero;

- Sähköpostiosoite;

- Asiakkaan arki- ja liikuntatottumuksiin liittyvät arviot / merkinnät;

- Arviot fyysisestä suoritus- ja toimintakyvystä;

- Tavoitteenasetteluun ja rekisteröidyn resursseihin ja valmiuksiin liittyvät merkinnät; - Ruokailutottumukset;

- Merkinnät harjoitteluun vaikuttavasta terveyshistoriasta;

- Muut alkukartoituksessa ja valmennus- / ohjaussuhteen aikana ilmenneet asiat.

Valmennus- ja ohjausasiakkaiden rekisteri sisältää vähintäänkin vahvoja viitteitä ja mahdollisesti suoranaisia tietoja rekisteröityjen erityisistä henkilötietoryhmistä.

5.5.4 Henkilötietojen säännönmukaiset lähteet

Valmennus- ja/tai ohjausasiakkaiden taustakyselylomakkeilla ilmoittamat ja

aloitustapaamisen yhteydessä kirjallisesti tai suullisesti täydentämät tiedot sekä valmennus- / ohjaussuhteen aikana kertyvät tiedot.

5.5.5 Henkilötietojen vastaanottajat ja luovutuskäytännöt

MentalStep Gymin valmennus- ja ohjausasiakkaiden rekisterin sisältämiä henkilötietoja käsitellään lähtökohtaisesti ainoastaan MentalStep Gym Oy:n sisällä ja vain tarpeen vaatiessa. Henkilötietoja ei myydä, vuokrata tai luovuteta kolmannelle osapuolelle pois lukien mahdollisesta rekisteröidyn valmennus- tai ohjaussuhteesta vastaava alihankkija.

5.5.6 Henkilötietojen säilytysaika ja poistaminen

MentalStep Gymin valmennus- ja ohjausasiakkaiden rekisterin tietoja säilytetään paperiversioina. Tietoja säilytetään ainoastaan niin pitkään kuin turvallisen ja tavoitteellisen valmennuksen ja/tai ohjauksen toteuttaminen edellyttää. Tämän jälkeen tiedot hävitetään välittömästi.

5.6 Energiatestien rekisteri

5.6.1 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn nimenomaiseen halukkuuteen hyödyntää Energiatesti-palvelua sekä edelleen rekisteröidyn nimenomaiseen suostumukseen käsitellä testauksen taustatietojen ja testitulosten myötä syntyviä henkilötietoja.

5.6.2 Rekisteröityjen ryhmät

Energiatestien rekisteriin tallennetaan kaikkien kyseistä palvelua käyttäneiden henkilöjen tiedot.

5.6.3 Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää seuraavia tietoja:

- Etu- ja sukunimi;

- Sähköpostiosoite;

- Energiatestin osatestien tulokset.

Energiatestien rekisteri voi sisältää viitteitä rekisteröityjen erityisistä henkilötietoryhmistä. 5.6.4 Henkilötietojen säännönmukaiset lähteet

Rekisteröidyn Energiatesti-palvelun yhteydessä ilmoittamat ja itse testin suorittamisen myötä syntyvät tiedot.

5.6.5 Henkilötietojen vastaanottajat ja luovutuskäytännöt

MentalStep Gymin Energiatestien rekisterin sisältämiä henkilötietoja käsitellään lähtökohtaisesti ainoastaan MentalStep Gym Oy:n sisällä ja vain tarpeen vaatiessa. Henkilötietoja ei myydä, vuokrata tai luovuteta kolmannelle osapuolelle. Tietojen luovuttaminen kolmannelle osapuolelle on kuitenkin mahdollista henkilötietojen käsittelijöiden osalta sekä siinä laajuudessa kuin käyttäjätietosi on liitetty muihin henkilöihin tai organisaatioihin (esimerkiksi työnantaja) ja olet antanut suostumuksesi.

5.6.6 Henkilötietojen säilytysaika ja poistaminen

Tietoja säilytetään Energiatesti-palvelussa toistaiseksi ja ne poistetaan erikseen

pyydettäessä. Säilytyksellä mahdollistetaan osaltaan testin toistettavuus ja eri testikertojen välisten tulosten vertailu.

5.7 Henkilökohtaisten harjoitusohjelmien rekisteri

5.7.1 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn nimenomaiseen halukkuuteen hyödyntää ohjaus- / valmennuspalveluita sekä niihin sisältyviä henkilökohtaisia harjoitusohjelmia. Rekisteröity antaa nimenomaisen suostumuksen käsitellä henkilötietojaan tässä yhteydessä. 5.7.2 Rekisteröityjen ryhmät

Henkilökohtaisten harjoitusohjelmien rekisteriin tallennetaan kaikkien niiden henkilöiden tiedot, joille laaditaan henkilökohtainen harjoitusohjelma.

5.7.3 Rekisterin tietosisältö

Rekisteri voi sisältää esimerkiksi seuraavia tietoja:

- Etu- ja sukunimi;

- Harjoitusohjelman jako osiin;

- Päiväkohtaiset ohjelmat;

- Ohjelmaan sisältyvien liikkeiden yksityiskohtaiset ohjeet sekä sarja- ja toistomäärät - Asiakaskohtaisesti kirjatut tarkennukset harjoitusohjelmaan tai yksittäisiin liikkeisiin.

Henkilökohtaisten harjoitusohjelmien rekisteri voi sisältää viitteitä rekisteröityjen erityisistä henkilötietoryhmistä.

5.7.4 Henkilötietojen säännönmukaiset lähteet

Rekisteröidyn harjoitusohjelman perusteeksi luovuttamat tiedot ja varsinaisena

henkilökohtaisten harjoitusohjelmien rekisteriin sisältyvänä tietona harjoitusohjelman laatimisen yhteydessä syntyvät tiedot.

5.7.5 Henkilötietojen vastaanottajat ja luovutuskäytännöt

MentalStep Gymin henkilökohtaisten harjoitusohjelmien rekisterin sisältämiä

henkilötietoja käsitellään lähtökohtaisesti ainoastaan MentalStep Gym Oy:n sisällä. Henkilötietoja ei myydä, vuokrata tai luovuteta kolmannelle osapuolelle. Tietojen luovuttaminen kolmannelle osapuolelle on kuitenkin mahdollista henkilötietojen käsittelijöiden osalta tai MentalStep Gym Oy:n ollessa mukana sulautumisessa,

yritysjärjestelyssä taikka liiketoiminnan tai sen osan myynnissä.

5.7.6 Henkilötietojen säilytysaika ja poistaminen

Tietoja säilytetään toistaiseksi ja ne poistetaan erikseen pyydettäessä. Säilytyksellä mahdollistetaan osaltaan nousujohteinen harjoittelu aiempien ohjelmien pohjalta.

5.8 Verkkosivujen lomake- ja lataustietojen rekisteri

5.8.1 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn verkkosivujen lomakkeilla tai mahdollisten sisältölatausten (esimerkiksi oppaat) yhteydessä antamiin tietoihin sekä rekisteröidyn nimenomaiseen suostumukseen kyseisten tietojen käsittelemiseen.

5.8.2 Rekisteröityjen ryhmät

Verkkosivujen lomake- ja lataustietojen rekisteriin tallennetaan kaikkien niiden henkilöiden tiedot, jotka ovat lähettäneet tietonsa verkkosivujen lomakkeella tai luovuttaneet tietonsa sisältölatauksen yhteydessä.

5.8.3 Rekisterin tietosisältö

Rekisteri voi sisältää esimerkiksi seuraavia tietoja:

- Etu- ja sukunimi;

- Puhelinnumero;

- Sähköpostiosoite;

- Tieto asiakkaan kiinnostuksen kohteena olevista tai ostamista palveluista;

- Asiakkaan tilanteestaan tai muuten kertomat tiedot.

Verkkosivujen lomake- ja lataustietojen rekisterissä ei lähtökohtaisesti käsitellä

rekisteröityjen erityisiä henkilötietoryhmiä. Rekisteröidyn itsensä oman päätöksensä mukaisesti luovuttamat tiedot saattavat kuitenkin sisältää viitteitä rekisteröityjen erityisistä henkilötietoryhmistä.

5.8.4 Henkilötietojen säännönmukaiset lähteet

Rekisteröidyn itsensä verkkosivujen lomakkeilla tai sisältölatausten yhteydessä ilmoittamat tiedot.

5.8.5 Henkilötietojen vastaanottajat ja luovutuskäytännöt

MentalStep Gymin verkkosivujen lomake- ja lataustietojen rekisterin sisältämiä

henkilötietoja käsitellään lähtökohtaisesti ainoastaan MentalStep Gym Oy:n sisällä. Henkilötietoja ei myydä, vuokrata tai luovuteta kolmannelle osapuolelle. Tietojen luovuttaminen kolmannelle osapuolelle on kuitenkin mahdollista henkilötietojen

käsittelijöiden osalta.

5.8.6 Henkilötietojen säilytysaika ja poistaminen

Tietoja säilytetään varmistamaan, että rekisteröidyn lomaketiedot saavuttavat MentalStep Gymin. Tietoja säilytetään ainoastaan sen aikaa, että tietojen siirtäminen asiakas- ja/tai markkinointirekisteriin on mahdollista. Tämän jälkeen tiedot poistetaan viipymättä.

5.9 Rekrytointirekisteri

5.9.1 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

MentalStep Gymin rekrytointirekisterillä mahdollistetaan MentalStep Gymin

työntekijöiden ja työharjoittelijoiden rekrytointien käytännön toteuttaminen.

Henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn nimenomaiseen suostumukseen.

5.9.2 Rekisteröityjen ryhmät

MentalStep Gym saattaa käsitellä seuraavien keskeisten rekisteröityjen ryhmien henkilötietoja: - Avoimiin työpaikkoihin työhakemuksensa jättävät henkilöt

- Avoimiin työharjoittelupaikkoihin hakemuksensa jättävät henkilöt

- Avoimen hakemuksensa jättävät henkilöt.

5.9.3 Rekisterin tietosisältö

Rekrytointirekisteriin voidaan tallentaa kaikki rekisteröidyn itsensä ilmoittamat tiedot kuten nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, syntymäaika, sukupuoli, koulutustiedot, työhistoria, oma arvio kielitaidosta, omat toiveet työtehtävän tai työharjoittelun sisällöstä, suosittelijoiden yhteystiedot sekä mahdollisissa liitteissä, kuten ansioluettelossa annetut tiedot.

5.9.4 Henkilötietojen säännönmukaiset lähteet

Ensisijaisena tietolähteenä toimii rekisteröity itse. Rekisteröidyn antamia tietoja voidaan täydentää työnhakijan luvalla myös esimerkiksi suosittelijoiden tai entisten työnantajien antamilla tiedoilla. Lisäksi tietoja voi kertyä rekrytointiprosessin aikana.

5.9.5 Henkilötietojen vastaanottajat ja luovutuskäytännöt

Tietoja voidaan luovuttaa rekisteröidyn suostumuksella kolmannelle osapuolelle rekrytointiin liittyvän henkilöarvioinnin toteuttamiseksi. Rekrytointirekisterin tietoja ei muutoin myydä, vuokrata tai luovuteta kolmansille osapuolille. Henkilöarvioinnin toteuttamiseksi suoritettava henkilötietojen käsittely ja luovutus tapahtuu ensisijaisesti sähköisesti. Sähköisten henkilötietojen luovuttamisessa henkilötietoja suojataan asianmukaisin teknisin menettelyin.

5.9.6 Henkilötietojen säilytysaika ja poistaminen

Rekrytointirekisterin sisältämiä henkilötietoja säilytetään 24 kuukautta työhakemuksen jättämisajankohdasta tai viimeisimmästä muokkausajankohdasta.

6 Henkilötietojen tekniset suojatoimet

Sähköisesti käsiteltäviä henkilötietoja suojataan asianmukaisten tietoturvateknologioiden avulla. Tietojärjestelmiä ja niiden sisältämää tietoa suojataan esimerkiksi palomuureilla ja virustorjuntaratkaisuilla. Rekisteröityjen tiedot sijaitsevat rekisteristä riippuen

henkilötietojen käsittelijöiden (järjestelmätoimittajat) käyttämillä palvelimilla tai jollakin MentalStep Gymin fyysisellä päätelaitteella.

Toimitilojen osalta MentalStep Gymin tiloissa on asianmukaiset lukitusjärjestelyt,

kulunvalvonta, kameravalvonta ja muita toimitilaturvallisuuteen liittyviä ratkaisuja. Asiakkaiden pääsyä tiloihin, joissa henkilötietoja pääsääntöisesti käsitellään, on rajoitettu. Manuaalisessa muodossa säilytettävät asiakastiedot ja niihin liittyvät henkilötiedot säilytetään suljetuissa tiloissa.

7 Henkilötietojen organisatoriset suojatoimet

7.2 Henkilöstöturvallisuus

MentalStep Gymin henkilöstöturvallisuuden lähtökohtana on hyvinvoiva, osaava ja motivoitunut henkilöstö. Rekrytointiin, perehdytykseen, toimenkuvien muutoksiin ja työsuhteen päättymiseen liittyvät prosessit ovat suunnitelmallisia. Työnhakijoiden tausta, osaaminen ja soveltuvuus tehtävään varmistetaan tarvittavilta osin ennen rekrytointia. Jokaiselta MentalStep Gymin työntekijältä edellytetään erillisen salassapitosopimuksen allekirjoittamista. Tietosuoja-asetuksen mukaiset asiat huomioidaan tarvittavassa laajuudessa osana uuden työntekijän perehdyttämistä.

7.3 Käyttövaltuushallinta

MentalStep Gymin asiakkaiden tietoja ja niihin liittyviä henkilötietoja saavat käsitellä vain ne työntekijät, joiden työtehtäviin kyseisten tietojen käsittely kuuluu. Henkilötietojen käsittely muihin tarkoituksiin on kiellettyä.

MentalStep Gymin käyttövaltuushallinta on keskitetty. Pääsyä tietojärjestelmiin ja asiakastietoihin rajoitetaan käyttäjätunnuksin ja käyttöoikeuksin. Käyttöoikeudet myönnetään tosiasiallisen tarpeen mukaan. Työtehtävien muuttuessa tai työsuhteen päättyessä tarpeettomat käyttöoikeudet poistetaan.

7.4 Muiden henkilötietojen käsittelijöiden organisatoriset suojatoimet

Kaikilta MentalStep Gymin henkilötietojen käsittelijöinä toimivilta tahoilta

edellytetään salassapitosopimuksen allekirjoittamista.

8 Henkilötietojen sijainti

Lähtökohtaisesti MentalStep Gymin tietojärjestelmien ja henkilörekistereiden sisältämät henkilötiedot säilytetään Suomessa. MentalStep Gymin sähköpostipalvelun, muiden viestintäratkaisujen sekä asiakastiedottamiseen ja markkinointiviestintään käytettävän ohjelmiston data voidaan säilyttää EU:n alueella tai Yhdysvalloissa. Jälkimmäisten osalta järjestelmää suojataan EU:n ja Yhdysvaltojen Privacy Shield -järjestelyn mukaisesti.

9 Henkilötietojen siirtäminen

Lähtökohtaisesti MentalStep Gym ei siirrä Rekisteröityjen henkilötietoja Euroopan unionin, Euroopan talousalueen tai muiden maiden, joiden Euroopan komissio on todennut takaavan riittävän tietosuojan tason, ulkopuolelle.

MentalStep Gym voi käyttää omassa asiakastiedottamisessa ja markkinointiviestinnässään tietojärjestelmiä ja työkaluja, joiden sisältämät tiedot tallennetaan Yhdysvalloissa sijaitseville palvelimille. Samoja tietojärjestelmiä käytetään myös markkinointiviestinnän

kohdentamiseen potentiaalisille asiakkaille. Tällaisissa tietojärjestelmissä ja työkaluissa ei lähtökohtaisesti käsitellä tietosuoja-asetuksen tarkoittamia erityisiä henkilötietoryhmiä. Järjestelmiä suojataan EU:n ja Yhdysvaltojen välisen Privacy Shield -järjestelyn mukaisesti.

10 Rekisteröityjen oikeuksien toteuttaminen

Rekisteröidylle on määritelty esimerkiksi seuraavat oikeudet:

- Oikeus peruuttaa suostumuksensa henkilötietojen käsittelyyn;

- Oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö hänen henkilötietojaan;

- Oikeus saada kopio omista henkilötiedoistaan;

- Oikeus epätarkkojen ja virheellisten tietojen oikaisemiseen;

- Oikeus tietojen poistamiseen eli ”oikeus tulla unohdetuksi”;

- Oikeus käsittelyn rajoittamiseen;

- Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen;

- Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä ja automaattisesti tehtäviä yksittäispäätöksiä.

MentalStep Gymille saattaa muodostua oikeus ja velvollisuus kieltäytyä rekisteröityjen oikeuksien toteuttamisesta sellaisenaan, jos muu lainsäädäntö asettaa tälle rajoitteita. Näin ollen muu lainsäädäntö saattaa tapauskohtaisesti estää rekisteröityjen oikeuksien täysimääräisen toteuttamisen. Tällainen tilanne saattaa syntyä esimerkiksi kirjanpitoa koskevan lainsäädännön rajoittaessa rekisteröityjen oikeutta panna täysimääräisenä toimeen oikeuden tulla unohdetuksi. Tällaisissa tilanteissa MentalStep Gym informoi rekisteröityä selkeästi kieltäytymisen perusteista ja opastaa rekisteröityä hänen

oikeuksiensa kattavaksi toimeenpanemiseksi.

Rekisteröityjen mahdolliset tieto- ja toimenpidepyynnöt tulee osoittaa MentalStep Gymin osoittamaan yhteyspisteeseen. Tieto- ja toimenpidepyynnöstä täytyy ilmetä riittävän tarkat ja yksilöidyt tiedot pyynnön toteuttamiseksi, Tieto- ja toimenpidepyyntöjen toteuttamisen

edellytyksenä on, että rekisteröidyn henkilöllisyys pystytään todentamaan kuvallisella henkilöllisyystodistuksella tai muulla MentalStep Gymin riittäväksi toteamalla tavalla. Lähtökohtaisesti edellä kuvatut, tietosuoja-asetuksessa määritettyihin rekisteröidyn oikeuksiin perustuvat tiedot ja toimenpiteet ovat maksuttomia. Jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti,

MentalStep Gym voi joko

a) Periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset; tai b) kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea.

Näissä tapauksissa MentalStep Gym osoittaa rekisteröidylle pyynnön ilmeisen

perusteettomuuden tai kohtuuttomuuden.

Mahdollisissa tilanteissa, joissa MentalStep Gym toimii rekisterinpitäjän sijasta

henkilötietojen käsittelijänä, rekisteröidyn oikeuksien toteuttamisesta vastaa aina rekisterinpitäjä. Tällöin MentalStep Gymillä ei ole oikeutta luovuttaa rekisterinpitäjän henkilörekisteristä tietoja rekisteröidylle ilman rekisterinpitäjän suostumusta pois lukien viranomaisten osoittamien lakisääteisten tietopyyntöjen perusteella. Näissä tilanteissa rekisteröityjen tulee osoittaa tietopyynnöt ja muut toimenpidepyynnöt rekisterinpitäjälle.

11 Tietoturvaloukkauksista ilmoittaminen

”Henkilötietojen tietoturvaloukkauksella” tarkoitetaan tietoturvaloukkausta, jonka seurauksena on siirrettyjen, tallennettujen tai muuten käsiteltyjen henkilötietojen vahingossa tapahtuva tai lainvastainen tuhoaminen, häviäminen, muuttaminen, luvaton luovuttaminen taikka pääsy tietoihin.

Jos tapahtuu henkilötietojen tietoturvaloukkaus ja se aiheuttaa korkean riskin luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille, tällöin:

- MentalStep Gym ilmoittaa siitä ilman aiheetonta viivytystä ja mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa sen ilmitulosta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle tietosuoja-asetuksen 33 artiklan mukaisesti;

- MentalStep Gym ilmoittaa tietoturvaloukkauksesta myös rekisteröidylle ilman aiheetonta viivytystä tietosuoja-asetuksen 34 artiklan mukaisesti

- MentalStep Gym ryhtyy tarvittaviin toimiin tietoturvaloukkauksen aiheuttamien riskien ehkäisemiseksi ja mahdollisten haittavaikutusten lieventämiseksi.

12 Tietosuojakäytäntöjen muuttaminen

MentalStep Gym seuraa ja kehittää tietosuoja- ja tietoturvakäytäntöjään jatkuvasti. Tästä syystä myös tietosuojaa ja -turvaa koskevaan dokumentaatioomme saattaa tulla päivityksiä. MentalStep Gym pidättää itsellään täydet oikeudet edellä mainitun dokumentaation, mukaan lukien tämän tietosuojaselosteen, muuttamiseen. Tämän tietosuojaselosteen ajantasainen versio on aina saatavilla MentalStep Gymin (Liikuntakeskus Linea) kotisivuilla.

13 Vastuunrajoitukset

MentalStep Gym vastaa vain tietosuoja-asetukseen ja sitä täydentävään lainsäädäntöön liittyvistä tahallisista taikka huolimattomuudestaan johtuvista välittömistä vahing